زماني‌كه دانش‌آموخته بخواهد مدرك خود را به دانشگاه محل ادامه تحصيل خود در خارج از ايران ارائه دهد، بديهي است ملزم به ترجمه رسمي مدارك تحصيلي خود خواهد شد.
با خواندن اين مطلب، از اقدامات لازم براي ترجمه رسمي مدارك دانشگاهي، به خوبي مطلع خواهيد شد:
۱- اولين اقدام شما صدور دانشنامه، ريزنمرات رسمي، گواهينامه پايان تحصيلات و دانش‌آموختگي و در نهايت برگه تسويه حساب است:
شما مي‌توانيد جهت دريافت مدارك ياد شده، به دانشگاه محل تحصيل خود مراجعه كرده و درخواست حضوري و سيستمي را ثبت كنيد. توجه داشته باشيد گرفتن مدارك رسمي قابل ترجمه براي دانش آموختگاني كه تعهد آموزش رايگان را لغو نموده و وضعيت نظام وظيفه مشخص داشته باشند، ضروري است. هم‌چنين روند دريافت اين مدارك، بسته به نوع تحصيل شما (روزانه، شبانه و يا غيرانتفاعي) و دانشگاه شما (سراسري، آزاد، پيام نور و...) متفاوت خواهد بود، اما روال كلي در تمامي مراكز مشابه است. دقت داشته باشيد، دانشجويان دوره‌هاي روزانه دانشگاه‌هاي سراسري كشور، تنها پس از پرداخت هزينه آموزش رايگان قادر به دريافت مدارك تحصيلي خود خواهند بود.
براي دانستن روند آزادسازي مدرك دانشگاهي خود، با مراجعه به سامانه خدمات آموزشي وزارت علوم، از دستورالعمل جامع ايفاي تعهد خدمت آموزش رايگان مطلع خواهيد شد. دقت داشته باشيد مطالعه نوشته‌هاي زير و رعايت دستورالعمل ها، به دقت نتيجه ترجمه شما كمك شاياني خواهد كرد.
تبصره‌هاي مختص دانشجويان دوره‌هاي روزانه دانشگاه‌هاي سراسري:
الف) آزادسازي مدرك با ارائه گواهي عدم كاريابي: براي اين كار لازم است در اداره كاريابي وزارت كار ثبت نام نماييد و ۶ ماه از زمان درخواست شما بگذرد. در صورتي كه ظرف اين ۶ ماه، كاري مناسب شما يافت نشود، مي‌توانيد با گرفتن برگه‌اي از اداره كاريابي و ارائه آن به دانشگاه بدون هزينه مدرك خود را آزاد كنيد. توجه داشته باشيد اين درخواست دانشنامه، صرفاً توسط شخص شما و يا وكيل قانوني‌تان امكان‌پذير است.
ب) آزاد سازي مدرك بدون سابقه كار مبتني بر سابقه بيمه: اگر سابقه كار داريد و سابقه كار شما بيشتر از مدت زمان تعهد تحصيل رايگان است، مي‌توانيد با ارائه نامه گواهي سابقه كار از بيمه، تعهد خدمت خود را لغو نموده و برگه لغو تعهد رايگان را دريافت نماييد. اگر دقت كنيد كه سابقه كار همزمان با تحصيل، در اين رابطه محاسبه نمي‌شود. اگر ميزان سابقه كار شما كمتر از تعهد خدمت شما باشد، بايد هزينه مابه‌التفاوت را مطابق محاسبات دانشگاه پرداخت كنند.
ج) آزاد سازي مدرك با سابقه كار مبتني بر سابقه بيمه: اگر سابقه كار نداريد (مبتني بر سابقه بيمه)، مي‌توانيد به دانشگاه محل تحصيل خود مراجعه كرده و درخواست ثبت كنيد. در اين صورت، دانشگاه هزينه تعهد شما را به طور كامل مححاسبه مي‌كند و شما مي‌توانيد اين هزينه را پرداخت كرده و برگه لغو تعهد خدمت دريافت كنيد.
سوال: آيا تغيير سهميه به منطقه يك امكان‌پذير است؟
پاسخ: دانش‌آموختگاني كه با استفاده از سهميه مناطق پذيرفته شده‌اند، باتوجه به تعهد دو برابر مي‌توانند درخواست تغيير سهميه داشته باشند. درخواست اين افراد به سازمان سنجش آموزش كشور ارسال و در صورت كسب حداقل نمره آزاد يا منطقه يك، يك تعهد آن يك برابر سنوات محاسبه مي‌گردد.
نكته: درخواست تغيير سهميه به‌صورت حضوري امكان‌پذير است. لازم به ذكر است به طور معمول پاسخ استعلام طي دو هفته از سازمان سنجش به دانشگاه اعلام مي‌گردد.
طبق مصوبه وزارت علوم و تحقيقات فناوري، قدم اول در شروع روند تأييد مدارك دانش آموختگان داخل جهت ترجمه، ارائه الكترونيكي مدارك (شامل مدارك تحصيلي و شناسايي) و درخواست الكترونيكي خدمات در آدرس http://Portal.saorg.ir بوده و پس از پرداخت هزينه، بررسي خواهد شد.
۲- قدم بعدي، تأييد مدارك دريافتي از دانشگاه با توجه به سازمان مربوطه است:
الف) مدارك تحصيلي غير پزشكي (صادره از دانشگاه‌هاي تابع وزارت علوم): دانشنامه، ريز نمره فارسي و برگه لغو تعهد خدمت (يا تسويه حساب) خود را در ساعات كاري ۸ صبح تا ۱۴:۳۰ به وزارت علوم ببريد تا بتوانيد تأييديه آن را دريافت كنيد.
آدرس وزارت علوم براي تأييد مدارك تحصيلي: تهران، خيابان انقلاب، ميدان فردوسي، خيابان شهيد موسوي، جنب هتل اسكان، پلاك ۳۷ – شماره تلفن: ۸۸۸۲۸۰۵۱
ب) مدارك تحصيلي پزشكي (صادره از دانشگاه‌هاي تابع وزارت بهداشت): دانشنامه، ريز نمره فارسي و برگه لغو تعهد خدمت (يا تسويه حساب) خود را در ساعات كاري ۸ صبح تا ۱۴:۳۰ به وزارت بهداشت ببريد تا تأييديه آن را دريافت كنيد.
آدرس وزارت بهداشت براي تأييد مدارك تحصيلي: شهرك غرب، بلوار فرحزادي، بلوار ايوانك غربي، خيابان سيماي ايران، امور فارغ التحصيلان داخل
ج) مدارك تحصيلي صادره از دانشگاه‌هاي آزاد اسلامي: دانشنامه، ريز نمره فارسي و برگه لغو تعهد خدمت (يا تسويه حساب) خود را در ساعات كاري ۸ صبح تا ۱۴:۳۰ به دفتر مركزي دانشگاه ببريد تا بتوانيد تأييديه آن را دريافت كنيد.
آدرس دفتر مركزي دانشگاه آزاد اسلامي: خيابان پاسداران، گلستان هشتم – شماره تلفن:
۲۲۵۸۸۱۷۰
سوال: مدت زمان صدور مدرك معمولاً چند روز است؟
پاسخ: قطعاً براي تمامي مراكز آموزشي كاملاً يكسان نيست اما حدود ۵ هفته از زمان تأييد در سامانه دانشگاه زمان خواهد برد.
سوال: شرايط صدور گواهي رتبه قابل ترجمه چيست؟
1 -دريافت دانشنامه
2 -سپري شدن يك سال كامل از تاريخ فراغت از تحصيل
3 -مشخص بودن وضعيت نظام وظيفه
۳- در نهايت قدم آخر شما، ترجمه مدارك در دارالترجمه خواهد بود:
پس از دريافت تأييديه مدارك از يكي از سازمان‌هاي ياد شده، مي‌بايست براي ترجمه، به دارالترجمه ارائه دهيد و در برخي موارد و براي برخي سفارتخانه‌ها يا دانشگاه‌هاي خارجي، لازم است تأييديه‌هايي روي ترجمه رسمي مدارك دريافت نماييد.