ارسال ايميل و نامه به‌صورت انبوه در ورد
بايد بدانيد برنامه مايكروسافت ورد تنها به قابليت نگارش و ويرايش متون محدود نشده و امكانات گسترده‌تر و كاربردي بسياري دارد كه افراد بي‌شماري از آن بي‌اطلاع هستند. يكي از اين كاربرد‌ها، ارسال ايميل به چندين نفر به‌صورت همزمان است. فرض كنيد ميخواهيد براي ۶۰۰ نفر دعوت‌نامه يا گواهينامه ارسال كنيد. اين كار بسيار سخت و زمان‌بر به نظر مي‌رسد، اما برنامه مايكروسافت ورد قابليت فوق‌العاده‌اي را براي آسان‌سازي و افزايش سرعت ارسال و چاپ نامه يا ايميل انبوه به افراد مختلف فراهم نموده است. با كمك ادغام پستي در برنامه Word مي‌توانيد ارسال‌هاي خود را در مدت زمان حتي يك دقيقه نهايي كنيد.
اگر به دنبال يادگيري روش ايجاد نامه انبوه و ايميل گروهي در ورد هستيد، حتما اين مطلب ادغام پستي در ورد را تا انتها مطالعه كنيد.
ادغام پستي (Mail Merge) چيست
ادغام پستي در ورد يا به اصطلاح Mail Merge يكي از قابليت‌هاي كمتر شناخته شده نرم افزار ورد است كه به شما اين امكان را مي‌دهد تا بتوانيد يك نامه يا يك كارت دعوت با موضوعي و محتواي يكسان را براي چندين نفر ارسال نماييد. يعني شما با استفاده از Mail Merge مي‌توانيد به راحتي يك محتواي كامل با متن مشابه و يكسان را براي چندين نفر ارسال نماييد در واقع ادغام پستي زماني كابرد دارد كه شما ميخواهيد براي افراد مورد نظرتان، نامه‌‌هاي يكسان بفرستيد كه در اين نامه‌‌ها به جز چند مورد خاص، بقيه متن نامه يكسان است.
قابليت ادغام پستي در نرم‌افزار ورد
يكي از كاربردهاي مهم ادغام پستي در نرم‌افزار ورد اين است كه شما با كمك ادغام پستي در ورد مي‌توانيد داده‌هايي را از ليست نرم‌افزار اكسل خوانده و در مكان مناسب در دعوت نامه، گواهينامه و قبوض و غيره قرار دهيد. مهم ترين كاربرد هاي ادغام پستي شامل موارد زير مي باشد :
چاپ قبوض خدماتي
چاپ كارت‌هاي شركت در آزمون‌ها
چاپ حكم‌هاي حقوقي
چاپ گواهي‌نامه‌هاي آموزشي
اطلاع رساني به افراد مختلف براي مثال مشتريان يك فروشگاه و يا كارمندان يك سازمان از طريق ايميل و با كمك نرم افزار outlook
آموزش ۷ گام ساده براي ارسال ايميل انبوه در ورد
مي‌خواهيم با استفاده از اين ويژگي براي ليست افراد تعريف شده در Contact هاي Outlook ايميل ارسال كنيم.
۱- ابتدا متني كه ميخواهيد براي مخاطبين ارسال شود را در Word بنويسيد.
۲- از قسمت Mailing گزينه Start mail merge را انتخاب كنيد و از ليست باز شده گزينه Email Messages را انتخاب كنيد.
۳- سپس از قسمت Mailing گزينه Select Recipients را انتخاب كنيد و از ليست باز شده گزينه Select from Outlook Contacts را انتخاب كنيد و در پنجره باز شده دفتر آدرس مورد نظر را انتخاب كنيد.
براي مشاهده و ويرايش ليست گيرنده‌ها روي دكمه Edit Recipient List كليك كرده و گيرنده‌هاي موردنظر را انتخاب كنيد.
۵- در گام بعدي بايد فيلد‌هاي اطلاعات موردنظر را در محل دلخواه از سند درج كنيد. براي انجام اين كار روبروي كلمه نام در جدول بالا كليك كرده و از دكمه Insert merge fields فيلد name را انتخاب كنيد و همين مرحله را براي درج فيلد‌هاي ديگر تكرار كنيد.
قبل از ارسال ايميل‌ها مي‌توانيد دكمه Preview Resaults را كليك كنيد تا پيش‌نمايشي از خروجي داشته باشيد.
۶- در پايان روي دكمه Finish and merge كليك كنيد و از ليست باز شده گزينه Send Email Messages را انتخاب كنيد.
۷- در پنجره باز شده موضوع ايميل و فيلد حاوي ليست ايميل‌ها را انتخاب كرده و روي دكمه OK كليك كنيد.
منبع: سايت ترجميك